Que vérifier avant et après l'ouverture des inscriptions à la cantine et au périscolaire ?
Cette checklist accompagne le service scolaire d'une commune ou d'une école, de la préparation de la rentrée jusqu'à la première facture. Elle reprend les points à contrôler pour simplifier les inscriptions, sécuriser les allergies et prévoir les repas. Elle s'utilise avec un classeur papier, un tableur ou un outil en ligne comme CantineInscr.
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Avant d'ouvrir la campagne d'inscription
Fixer les dates d'ouverture et de clôture des inscriptions et les communiquer aux familles
Relire la fiche d'inscription et vérifier que les champs allergies, régime et PAI sont bien présents
Mettre à jour la grille tarifaire et les tranches de quotient familial votées pour l'année
Préciser la liste des pièces à fournir, notamment le justificatif de quotient familial
Définir l'heure limite de réservation et d'annulation pour la cantine et le périscolaire
Préparer le message d'information aux familles, avec le mode d'inscription retenu
Vérifier les capacités d'accueil de la salle de restauration et des locaux périscolaires
Désigner la personne chargée de recevoir et de vérifier les dossiers
Pendant le traitement des dossiers
Contrôler que chaque dossier comporte les coordonnées de deux personnes joignables
Vérifier la cohérence entre les jours demandés et les jours d'ouverture du service
Rattacher chaque famille à sa tranche de quotient familial à partir du justificatif
Relancer les familles dont le dossier est incomplet avant la date de clôture
Repérer les dossiers qui signalent une allergie, un régime ou une demande de PAI
Enregistrer les personnes autorisées à venir chercher l'enfant au périscolaire
Confirmer l'inscription à chaque famille avec un récapitulatif des jours retenus
Pour chaque enfant signalé allergique ou sous régime
Noter la nature exacte de l'allergie ou du régime et les aliments à exclure
Distinguer une allergie médicalement constatée d'une simple préférence alimentaire
Vérifier si la situation relève d'un PAI et orienter la famille vers l'école le cas échéant
Préciser qui fournit le repas de substitution : la cuisine ou la famille
Décrire la conduite à tenir en cas de réaction et la trousse éventuelle à conserver
Rattacher l'information au dossier de l'enfant, visible du service de restauration
Convenir avec la famille d'un point de contact pour toute mise à jour en cours d'année
Avant le premier jour de service
Transmettre à la cuisine la liste des inscrits par jour et par école
Remettre à l'équipe la liste nominative des enfants allergiques ou sous régime, avec leur classe
Vérifier que chaque PAI est connu de l'équipe de restauration et de l'équipe périscolaire
Prévoir l'identification des repas adaptés au moment du service
Tester le circuit de pointage prévu à l'entrée de la cantine
Estimer le nombre de services nécessaires selon les places et la durée de la pause
Rappeler aux familles l'heure limite de réservation et d'annulation
Chaque jour de service
Figer l'effectif du jour à l'heure limite et le transmettre à la cuisine
Signaler les repas adaptés à préparer, enfant par enfant
Intégrer les réservations périscolaires occasionnelles reçues avant l'heure limite
Pointer les présences au moment du repas, par la personne qui accueille les enfants
Corriger immédiatement tout écart entre inscrits et présents
Noter le nombre de repas préparés et servis pour suivre l'écart au fil des semaines
En fin de mois ou de période
Rapprocher les présences pointées et les repas facturés pour chaque enfant
Appliquer à chaque famille le tarif de sa tranche de quotient familial
Vérifier les changements de situation signalés en cours de période
Envoyer une facture lisible avec le détail des jours et du tarif appliqué
Programmer un rappel amiable avant l'échéance de paiement
Mettre à jour la liste des allergies et des PAI si une famille a signalé un changement
Archiver les dossiers de la période selon la durée de conservation retenue
Comment utiliser ce modèle
Les deux premières sections se déroulent une fois par an, avant la rentrée ; les sections consacrées au service et à la facturation reviennent chaque jour et chaque période.
La checklist est généralement suivie par l'agent du service scolaire ou le responsable de la restauration, en lien avec le directeur d'école pour les PAI et avec la cuisine pour les effectifs.
Elle se conserve avec les dossiers d'inscription de l'année, sur papier ou dans l'outil qui gère les inscriptions, pour retrouver ce qui a été vérifié et quand.
Les règles de conservation des données des familles et le contenu d'un PAI sont à vérifier selon les textes en vigueur et les consignes de l'académie.
Faut-il refaire toute la checklist quand une famille s'inscrit en cours d'année ?
Non, seules les sections consacrées au traitement du dossier et aux allergies s'appliquent au nouvel arrivant. Il faut ensuite ajouter l'enfant aux listes transmises à la cuisine et à l'équipe périscolaire, sans reprendre la préparation de la campagne.
Qui doit détenir la liste des enfants allergiques du jour ?
L'équipe qui prépare et sert les repas, et non seulement le service administratif. Une allergie connue de la mairie mais ignorée en cuisine ne protège personne : la liste nominative doit être sous les yeux de ceux qui servent, chaque jour.
Comment traiter une allergie signalée oralement par un parent le matin même ?
L'enregistrer immédiatement dans le dossier de l'enfant, prévenir la cuisine pour le repas du jour, puis demander à la famille de confirmer par écrit et, si l'allergie est sévère, d'engager une demande de PAI auprès de l'école.
Cette checklist convient-elle à une école privée ou à un prestataire de restauration ?
Oui, à condition d'adapter les rôles : la partie tarifaire au quotient familial peut ne pas s'appliquer, mais la préparation des inscriptions, le traitement des allergies et le pointage quotidien restent les mêmes quel que soit l'organisateur.
CantineInscr aide les communes et les écoles à gérer les inscriptions à la cantine et au périscolaire, à suivre les allergies des enfants et à préparer le bon nombre de repas chaque jour.