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Questions fréquentes

80 questions fréquentes sur les inscriptions cantine et périscolaire avec gestion des allergies

Toutes les questions posées sur CantineInscr et leurs réponses, regroupées par sujet : le produit, les articles du blog, les outils gratuits et les guides. Chaque réponse renvoie vers la page qui la détaille.

Sur CantineInscr

Les familles doivent-elles installer une application ?
Non. Les familles inscrivent et réservent depuis un navigateur, sur ordinateur ou téléphone. Rien à télécharger.
Comment les allergies sont-elles prises en compte ?
Chaque allergie et chaque PAI est signalé sur la fiche de l'enfant et rappelé au service de restauration, pour préparer un repas adapté et sûr.
Peut-on gérer les inscriptions occasionnelles au périscolaire ?
Oui. Les familles réservent ou annulent au jour le jour, jusqu'à une date limite que vous définissez, sans surcharger les agents.
La facturation au quotient familial est-elle possible ?
Oui. Les tarifs se calculent selon le quotient familial de chaque famille, et le suivi des paiements se fait sans ressaisie.
Les données des enfants sont-elles protégées ?
Oui. Les données sont hébergées dans l'Union européenne, protégées et jamais revendues. Seules les personnes habilitées y accèdent.
Y a-t-il un engagement ?
Aucun. L'abonnement est mensuel, sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace.

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Comment simplifier les inscriptions à la cantine et au périscolaire pour les familles ?

L'inscription en ligne à la cantine est-elle accessible sans se déplacer ?
Oui. Les familles s'inscrivent depuis chez elles, à toute heure, sans passer au guichet ni respecter des horaires d'ouverture. C'est l'un des principaux gains pour elles.
Les familles peuvent-elles modifier une inscription en cours d'année ?
Un bon système reste souple : ajouter un jour de cantine, signaler un changement ou réserver un créneau occasionnel doit rester possible sans revenir au papier.

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Comment gérer les allergies alimentaires des enfants inscrits à la cantine en toute sécurité ?

Comment s'assurer que la cuisine connaît les allergies du jour ?
L'information signalée à l'inscription doit atteindre la cuisine. La liste des enfants allergiques du jour, avec leur régime, doit être sous les yeux de l'équipe qui prépare et sert.
Que faire pour une allergie alimentaire sévère à la cantine ?
Une allergie sévère relève d'un projet d'accueil individualisé (PAI), qui formalise la conduite à tenir et engage toute l'équipe, au-delà de la simple mention d'un régime.

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Comment prévoir le bon nombre de repas à la cantine sans gaspiller ni manquer ?

Faut-il se baser sur les inscrits ou sur les présents pour préparer les repas ?
Sur les présents. Un enfant inscrit à l'année peut être absent un jour donné. S'appuyer sur les réservations et absences déclarées rapproche la prévision de la réalité.
Comment figer le nombre de repas à préparer chaque jour ?
Fixez une heure limite claire pour réserver ou annuler. Passé ce délai, l'effectif est figé et la cuisine travaille sur un chiffre stable, sans allers-retours de dernière minute.

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Pourquoi mettre en place un PAI pour un enfant allergique inscrit à la cantine ?

Qui participe à l'élaboration d'un PAI ?
Le PAI associe la famille, l'école, le service de restauration et, souvent, un médecin. C'est un cadre partagé qui précise les mesures à prendre pour l'enfant concerné.
Le PAI protège-t-il aussi l'équipe de la cantine ?
Oui. Face à un protocole écrit et partagé, chacun agit dans un cadre défini, sans porter seul la responsabilité d'une décision. Cette clarté est précieuse dans le feu du service.

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Comment gérer les inscriptions périscolaires occasionnelles sans alourdir le travail des agents ?

Jusqu'à quand une famille peut-elle réserver une place occasionnelle ?
Jusqu'à une heure limite fixée à l'avance et connue de tous. Cette règle claire remplace les arrangements au cas par cas et évite les demandes de dernière seconde ingérables.
La réservation occasionnelle en ligne garde-t-elle une trace pour la facturation ?
Oui. Chaque présence occasionnelle est enregistrée, ce qui simplifie ensuite le pointage et la facturation, sans reconstitution laborieuse de qui était présent ou a réservé.

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Comment communiquer efficacement avec les familles autour de la cantine et du périscolaire ?

Pourquoi éviter le mot glissé dans le cartable comme canal d'information ?
Le papier se froisse, se perd ou n'est jamais lu. La famille découvre trop tard une fermeture ou une date limite. Un canal qui dépend du cartable n'est pas fiable.
Quand faut-il prévenir les familles d'une fermeture de cantine ?
Dès que la décision est prise. Le calendrier de l'information compte autant que son contenu : une alerte trop tardive laisse les familles sans solution de garde.

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Comment calculer les tarifs de cantine au quotient familial sans erreur de facturation ?

Qu'est-ce que le quotient familial pour la tarification de la cantine ?
C'est un indicateur qui reflète les revenus et la composition de la famille. À chaque tranche de quotient correspond un prix du repas, pour que chacun paie en proportion de ses ressources.
Que faire quand la situation financière d'une famille change ?
Mettez à jour son quotient pour la rattacher à la bonne tranche. Un quotient périmé fausse le tarif et conduit à surfacturer ou sous-facturer la famille.

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Comment réduire les impayés de cantine tout en gardant une relation apaisée avec les familles ?

Comment relancer un impayé sans crisper la famille ?
Un rappel rédigé avec respect obtient de meilleurs résultats qu'une relance sèche. La plupart des familles règlent volontiers dès qu'on leur parle sans les brusquer.
Un enfant peut-il être privé de cantine pour un impayé de ses parents ?
Non. L'impayé relève des parents, pas de l'enfant, qui ne doit jamais en être tenu responsable ni stigmatisé. Le suivi doit rester discret et préserver sa dignité.

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Comment gérer les pointages et les présences réelles des enfants à la cantine chaque jour ?

Pourquoi pointer au moment du repas plutôt que le soir ?
Plus le pointage est proche de l'instant réel, plus il est fiable. Reconstituer les présences de mémoire le soir multiplie les oublis et les erreurs de report.
À quoi sert le pointage des présences réelles à la cantine ?
Il donne d'un coup l'effectif pour la cuisine et la base pour la facturation. Un enfant mal compté, c'est un repas non facturé ou une facture injustifiée.

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Comment protéger les données personnelles et de santé des enfants collectées lors des inscriptions à la cantine ?

Quelles informations un dossier d'inscription à la cantine contient-il ?
Des coordonnées, une situation familiale, souvent un quotient familial et, pour certains enfants, une allergie ou un protocole médical. Chaque champ demandé devrait correspondre à un usage précis du service, sans quoi il vaut mieux ne pas le collecter.
Qui doit avoir accès aux allergies déclarées par les familles ?
Les personnes qui préparent et servent le repas, ainsi que les agents chargés du dossier. L'information doit atteindre la cuisine sans être affichée à la vue de tous ni commentée devant les autres enfants.
Pourquoi éviter de faire circuler un tableur d'allergies par messagerie ?
Parce que chaque copie envoyée vit ensuite sa vie : elle se périme, se transmet et échappe au contrôle du service. Un espace unique tenu à jour, ouvert aux seules personnes concernées, évite cette dispersion.

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Comment accompagner les familles éloignées du numérique quand la commune passe aux inscriptions cantine en ligne ?

Faut-il conserver le papier en parallèle des inscriptions en ligne ?
Ce n'est pas nécessaire si une aide à la saisie existe. Maintenir deux systèmes complets double le travail des agents, alors qu'une permanence et un poste à l'accueil suffisent le plus souvent à couvrir les cas particuliers.
Pourquoi le formulaire doit-il être lisible sur un téléphone ?
Parce que le téléphone est souvent le seul accès à internet du foyer. Une page pensée pour un grand écran devient illisible sur mobile et transforme une inscription simple en source de blocage et de demandes d'aide.
Comment annoncer le passage aux inscriptions en ligne aux familles ?
En prévenant à l'avance, en expliquant ce qui change concrètement et en indiquant dès le départ ce qui est prévu pour les parents qui ne peuvent pas s'inscrire seuls, avec un lieu et un horaire pour être aidé.

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Calculateur du coût du gaspillage

D'où vient l'écart entre repas préparés et repas servis ?
Principalement d'effectifs connus trop tard ou incomplets : absences non signalées, réservations occasionnelles gérées par téléphone, inscrits à l'année qui ne viennent pas. La cuisine compense en préparant large pour ne laisser aucun enfant sans plateau.
Quel écart visé est réaliste après fiabilisation des effectifs ?
Quand les familles réservent et annulent en ligne jusqu'à une heure limite et que le pointage est fait au moment du repas, la marge de sécurité se réduit à quelques pour cent. Fixez la cible selon votre organisation et affinez-la après quelques semaines de mesure.
Le résultat s'applique-t-il à une cuisine centrale ou à un prestataire ?
Oui. Avec un prestataire qui facture au repas commandé, remplacez le coût des denrées par le prix unitaire facturé : chaque repas commandé en trop est alors une dépense sèche, et l'économie calculée devient directement une économie budgétaire.
Comment réduire l'écart sans risquer de manquer de repas ?
En figeant l'effectif à une heure limite connue des familles, en tenant compte des absences déclarées la veille et en suivant chaque semaine l'écart entre prévu et servi pour ajuster progressivement la marge de sécurité.

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Simulateur de services de cantine

Pourquoi partir des inscrits plutôt que des présents ?
Parce que les inscrits sont le chiffre que vous connaissez à la rentrée, avant d'avoir des pointages. Le taux de présence corrige ensuite ce chiffre. Si vous disposez de présences réelles, mettez le taux à 100 % et saisissez directement le nombre de présents dans le champ des inscrits.
Comment estimer la durée d'un service ?
Chronométrez quelques services : de l'entrée des premiers enfants à la sortie des derniers. En maternelle, avec l'aide au repas, la durée est nettement plus longue qu'en élémentaire, et un service peut dépasser quarante minutes.
Les enfants avec PAI occupent-ils une place comme les autres ?
Oui, ils sont comptés dans les repas et dans les places. Ce qui change, c'est la préparation à part et l'identification au moment du service, qui demandent une information fiable transmise à la cuisine chaque jour, sans oubli.
Que faire si le temps total dépasse la pause ?
Plusieurs leviers, dans l'ordre : réduire le temps de remise en état, ajouter des places assises, décaler l'heure de sortie d'une classe pour étaler les arrivées, puis envisager un self ou une deuxième salle si le dépassement persiste.

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Simulateur de grille au quotient familial

Pourquoi la tranche haute n'a-t-elle pas de champ de part ?
Parce que les trois parts doivent totaliser 100 %. La tranche haute reçoit automatiquement les familles restantes, ce qui évite les erreurs de saisie. Si vos parts basse et intermédiaire dépassent 100 %, l'outil ramène l'intermédiaire à ce qui reste.
Ma grille comporte cinq ou six tranches, comment faire ?
Regroupez-les en trois : additionnez les parts des tranches voisines et calculez pour chaque groupe un tarif moyen pondéré par ces parts. Le tarif moyen global et le reste à charge resteront exacts, seule la lecture par tranche sera simplifiée.
Le coût de revient doit-il inclure le personnel de surveillance ?
Cela dépend de ce que vous voulez mesurer. Pour comparer la recette au coût du seul repas, prenez denrées, cuisine et énergie. Pour connaître le coût complet de la pause méridienne, ajoutez la surveillance et l'animation. Précisez le périmètre dans votre présentation.
Comment estimer le taux d'impayés ?
Rapportez les sommes non encaissées d'une année aux sommes facturées cette même année, après relances. Un taux qui baisse d'une année à l'autre est souvent le signe de factures plus claires et de rappels mieux formulés.

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Organiser les inscriptions à la cantine et au périscolaire avec la gestion des allergies : le guide des communes et des écoles

Quand faut-il ouvrir les inscriptions à la cantine et au périscolaire ?
Le plus souvent au printemps ou en juin, quand les familles sont encore joignables et que les agents ne sont pas pris par la rentrée. Cela laisse le temps de compléter les dossiers, de recueillir les allergies, de renouveler les PAI et de figer les effectifs avant la fin août.
Comment s'assurer qu'une allergie déclarée à l'inscription arrive bien en cuisine ?
En rattachant l'allergie à la fiche de l'enfant dans un champ dédié, puis en transmettant chaque jour à l'équipe de cuisine et de service la liste des enfants présents concernés, avec le repas à prévoir. La vérification au moment de servir clôt la chaîne.
Faut-il facturer les absences non prévenues ?
C'est une décision de la collectivité, à inscrire dans le règlement communiqué aux familles. Beaucoup facturent le repas quand l'absence n'a pas été signalée avant l'heure limite, avec une exception pour la maladie sur justificatif. L'essentiel est une règle claire, connue et appliquée à tous.
Un tableur suffit-il pour gérer une cantine ?
Pour une petite école avec des inscrits stables et peu de réservations occasionnelles, souvent oui. Il montre ses limites quand les mouvements quotidiens se multiplient, quand plusieurs écoles sont concernées ou quand le suivi des allergies et des PAI doit être partagé entre plusieurs personnes.
Comment réduire le gaspillage sans risquer de manquer de repas ?
En figeant l'effectif à une heure limite connue des familles, en tenant compte des absences déclarées la veille, en pointant au moment du repas et en suivant chaque semaine l'écart entre repas préparés et servis pour réduire progressivement la marge de sécurité.
Les familles peu à l'aise avec le numérique peuvent-elles s'inscrire autrement ?
Oui, et il faut le prévoir. Une permanence au guichet pendant la période d'inscription, un agent qui saisit le dossier avec la famille ou un formulaire papier de secours conservent l'accès à tous. L'important est que l'information finisse dans le même dossier, sans double saisie.

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CantineInscr ou le tableur : que choisir pour gérer les inscriptions à la cantine ?

Peut-on reprendre le tableur existant dans CantineInscr ?
En général oui, à condition que le fichier soit propre : un enfant par ligne, une colonne par information. La reprise se fait avant la rentrée, puis les familles vérifient et complètent leur dossier elles-mêmes, ce qui corrige les données anciennes.
Un tableur partagé en ligne ne règle-t-il pas le problème des versions ?
Il règle la question de la version unique, pas celle de la saisie par l'agent ni du rappel des allergies à la cuisine. Il reste aussi difficile d'y gérer des droits fins, par exemple limiter une famille à la fiche de son propre enfant.
Que devient l'effectif si une famille oublie de réserver ?
La règle dépend de la commune : certaines comptent l'enfant présent par défaut selon son calendrier habituel, d'autres considèrent l'absence. Dans les deux cas, l'important est que la règle soit connue des familles et appliquée de la même façon chaque jour.
Le tableur suffit-il pour la facturation au quotient familial ?
Pour quelques dizaines de familles avec deux ou trois tranches, un tableur bien construit fonctionne. Au-delà, chaque changement de tranche ou de présence devient une ressaisie, et les erreurs de facture nourrissent les réclamations et les impayés.

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CantineInscr ou les fiches papier : que choisir pour les inscriptions et les allergies ?

Que faire des familles qui n'ont pas d'accès à internet ?
Garder un accueil où l'agent saisit le dossier avec la famille, à partir d'une fiche papier si elle préfère. La famille peut ensuite recevoir ses informations par courrier ou par téléphone, et l'agent gère ses réservations à sa place.
La fiche papier signée reste-t-elle nécessaire avec un outil en ligne ?
Cela dépend des règles que la commune se fixe pour ses dossiers. Certaines demandent toujours une fiche signée pour les autorisations, d'autres considèrent la validation en ligne suffisante. Le PAI, lui, reste un document à part, établi avec le médecin.
Combien de temps prend le passage du papier à l'inscription en ligne ?
Le plus long est la reprise des dossiers existants et l'information des familles, à prévoir avant l'été. Une fois la rentrée passée, les changements se font au fil de l'eau et l'agent n'a plus de recopie de masse à assurer.
Le papier est-il plus sûr pour les données des enfants ?
Un classeur peut se perdre, être lu par une personne non autorisée ou brûler ; un service en ligne peut subir une panne. Les deux demandent des règles : accès limité aux personnes habilitées, hébergement connu, conservation dans le temps et destruction des dossiers anciens.

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CantineInscr ou un logiciel généraliste : quelle solution pour la restauration scolaire ?

Peut-on utiliser CantineInscr en plus d'un portail famille existant ?
Oui, c'est le cas de communes qui gardent leur portail pour les autres services et confient la cantine à un outil dédié. Il faut alors accepter deux comptes pour certaines familles et organiser l'export de la facturation vers la comptabilité.
Comment récupérer les données si l'on change d'outil plus tard ?
Vérifiez avant de signer que les dossiers des enfants, les présences et les factures s'exportent dans un format lisible par un tableur. Cette question vaut pour un outil dédié comme pour une suite généraliste, et la réponse devrait être écrite dans le contrat.
Une suite généraliste gère-t-elle bien les PAI ?
Cela varie beaucoup d'un éditeur à l'autre. Demandez à voir la fiche d'un enfant avec PAI et la façon dont la cuisine est prévenue chaque jour. Si la réponse est un champ libre et un export hebdomadaire, le sujet mérite d'être creusé.
Le service informatique de la commune doit-il intervenir ?
Pour un outil en ligne dédié, peu ou pas : il n'y a rien à installer et les accès se gèrent depuis l'espace administrateur. Une suite généraliste demande souvent davantage de coordination avec le service informatique, surtout pour les liaisons comptables.

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Services scolaires des mairies

Faut-il une délibération du conseil municipal pour changer d'outil ?
Le choix d'un outil relève en général de l'organisation du service, mais les règles qui l'accompagnent, tarifs, heure limite, sort des absences, sont souvent inscrites dans un règlement de la cantine adopté par le conseil. Vérifiez ce que prévoit votre commune.
Comment gérer les familles qui n'utilisent pas internet ?
En gardant un accueil physique où l'agent saisit le dossier avec elles et enregistre leurs réservations. Elles bénéficient du même suivi que les autres, et l'outil garde la trace de ce qui a été fait pour leur compte.
Le prestataire de restauration peut-il recevoir l'effectif directement ?
Oui, selon l'organisation choisie : un accès limité à la liste du jour ou un envoi automatique chaque matin à l'heure limite. Le prestataire voit l'effectif et les repas adaptés, pas les dossiers complets des familles.
Combien de temps prévoir avant la rentrée ?
Quelques semaines pour reprendre les dossiers existants, paramétrer les tarifs et le calendrier, puis informer les familles. Le plus confortable est d'ouvrir les inscriptions en ligne dès juin, pour que la rentrée se passe avec des dossiers déjà validés.

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Directions d'école et associations

Une petite école de trois classes a-t-elle besoin d'un logiciel ?
Pas nécessairement. Si une seule personne stable gère des inscriptions figées à l'année, un tableur suffit souvent. L'outil devient utile quand les occasionnels se multiplient, quand plusieurs personnes interviennent ou quand la continuité d'une année sur l'autre pose problème.
Les bénévoles peuvent-ils avoir un accès limité ?
Oui. Chaque personne reçoit un accès selon son rôle : la direction voit tout, la personne qui pointe le midi ne voit que la liste du jour, le trésorier accède à la facturation. Les données des familles ne sont pas visibles de tous.
Comment gérer le repas apporté par la famille dans le cadre d'un PAI ?
L'enfant est inscrit comme présent avec la mention du panier fourni par la famille, ce qui l'exclut du nombre de repas commandés et peut donner lieu à un tarif particulier pour la surveillance. La règle exacte dépend de ce que l'école a décidé.
Que se passe-t-il si l'association change de gestionnaire ?
Les accès se transmettent depuis l'espace administrateur : l'ancien gestionnaire est retiré, le nouveau ajouté, et les dossiers, présences et factures restent en place. C'est l'un des intérêts principaux d'un outil partagé par rapport à un fichier personnel.

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Responsables de restauration scolaire

La cuisine a-t-elle accès aux dossiers des familles ?
Non, sauf décision contraire de la commune ou de l'école. L'accès cuisine se limite en général à la liste du jour : effectif, repas adaptés et type de régime. Les coordonnées et le quotient familial restent réservés au service qui gère les inscriptions.
Que faire d'un enfant présent qui n'était pas réservé ?
Il mange, évidemment. Le pointage l'enregistre comme présent non réservé, ce qui permet à la fois de le facturer selon la règle de la commune et de mesurer combien de fois la situation se produit, pour ajuster l'heure limite ou la communication aux familles.
Une cuisine centrale qui livre plusieurs écoles peut-elle utiliser une seule liste ?
Oui, l'effectif se consolide par école et par site de livraison, avec les repas adaptés à part pour chacun. La cuisine centrale prépare sur le total et répartit selon la liste de chaque école, sans additionner elle-même plusieurs envois.
Faut-il un pointage par tablette ou un pointage papier suffit-il ?
Les deux fonctionnent. Le pointage papier ressaisi le soir donne un taux de présence fiable à quelques jours près ; le pointage sur tablette au moment du repas le donne le jour même et signale immédiatement l'enfant présent non réservé. Le choix dépend de l'équipement et des habitudes.

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Checklist rentrée cantine et périscolaire

Faut-il refaire toute la checklist quand une famille s'inscrit en cours d'année ?
Non, seules les sections consacrées au traitement du dossier et aux allergies s'appliquent au nouvel arrivant. Il faut ensuite ajouter l'enfant aux listes transmises à la cuisine et à l'équipe périscolaire, sans reprendre la préparation de la campagne.
Qui doit détenir la liste des enfants allergiques du jour ?
L'équipe qui prépare et sert les repas, et non seulement le service administratif. Une allergie connue de la mairie mais ignorée en cuisine ne protège personne : la liste nominative doit être sous les yeux de ceux qui servent, chaque jour.
Comment traiter une allergie signalée oralement par un parent le matin même ?
L'enregistrer immédiatement dans le dossier de l'enfant, prévenir la cuisine pour le repas du jour, puis demander à la famille de confirmer par écrit et, si l'allergie est sévère, d'engager une demande de PAI auprès de l'école.
Cette checklist convient-elle à une école privée ou à un prestataire de restauration ?
Oui, à condition d'adapter les rôles : la partie tarifaire au quotient familial peut ne pas s'appliquer, mais la préparation des inscriptions, le traitement des allergies et le pointage quotidien restent les mêmes quel que soit l'organisateur.

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Modèle de fiche d'inscription cantine

Cette fiche remplace-t-elle le PAI établi avec l'école ?
Non, elle signale l'existence ou la demande d'un PAI et en résume l'essentiel pour le service. Le PAI lui-même reste un document distinct, établi avec l'école et le médecin, dont une copie est jointe au dossier lorsque la famille l'accepte.
Que faire si la famille ne fournit pas de justificatif de quotient familial ?
Appliquer le tarif prévu par la grille pour cette situation, souvent le plus élevé, et l'indiquer clairement à la famille dès la confirmation de l'inscription, pour lui laisser la possibilité de régulariser avant la première facture.
Faut-il une fiche par enfant ou une fiche par famille ?
Une fiche par enfant est préférable, car les jours de cantine, les allergies et la classe diffèrent d'un enfant à l'autre. Les coordonnées et le quotient familial se répètent, mais chaque dossier reste complet et lisible séparément.
Comment traiter une modification de jours en cours d'année ?
Consigner la demande par écrit, la dater et mettre à jour les listes transmises à la cuisine et à l'équipe périscolaire. Sans cette mise à jour, l'effectif du jour et la facture de la période s'appuient sur des jours devenus faux.

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CantineInscr aide les communes et les écoles à gérer les inscriptions à la cantine et au périscolaire, à suivre les allergies des enfants et à préparer le bon nombre de repas chaque jour.

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